“Nie mam czasu”, “zapomniałem”, “może później?”… te i inne stwierdzenia nie omijają i nas – muzyków.
Jeśli chcesz ułatwić sobie organizowanie dnia, tak byś miał czas na granie na instrumencie i odpoczynek albo jeśli chcesz zorganizować swój zespół muzyczny, tak by nie było potrzeby zastanawiać się do kogo najpierw zadzwonić, żeby ustalić kolejną próbę lub koncert, to w tym odcinku znajdziesz 3 darmowe aplikacje, które ułatwią to zadanie.
Przydatne linki
Kalendarz on-line: Kalendarz Google
“Grupa dyskusyjna”: Slack
Bonus
Pobierz plik PDF z dokładną instrukcją krok po kroku: co wpisać, jak wypełnić taką ankietę, żeby, na przykład, zorganizować próbę pięcioosobowego zespołu.
Transkrypcja
To jest podcast Muzykalności – odcinek drugi.
Organizacja małego koncertu dla znajomych czy próba pięćdziesięcioosobowej orkiestry przed wykonaniem prapremiery dzieła muzycznego – obie te rzeczy nie różnią się zbytnio od siebie, poza skalą przedsięwzięcia. W każdym z tych przypadków pracujesz z konkretnym człowiekiem, grupą ludzi lub samym sobą nad tym, by publiczność wyszła z waszego występu co najmniej zadowolona.
Nie chcesz poświęcać dodatkowego czasu, energii, ani pieniędzy na skomplikowaną logistykę umawiania się na próby? Chcesz łatwiej komunikować się z osobami, z którymi przyszło Ci muzycznie współpracować? A może coraz częściej brakuje Ci czasu, by pograć to, co lubisz, posłuchać muzyki lub po prostu odpocząć? Jeśli na powyższe pytania odpowiedziałeś twierdząco, ten odcinek jest dla Ciebie. Zapraszam Cię do zapoznania się z trzema niemuzycznymi aplikacjami, które skutecznie pomogą zorganizować twoje muzyczne życie.
Uszanowanie! Cieszę się, że słuchasz kolejnego odcinka podcastu Muzykalności. Zanim przejdziemy dalej, zachęcam Cię do wysłuchania poprzedniego odcinka, w którym rozmawiam z Marcinem Żytą o wyjazdach na kontrakty – a dokładnie o tym, jak być muzykiem i jednocześnie łączyć swoją pracę z podróżami (jeżeli ktoś lubi w ten sposób pracować). Ten i inne odcinki znajdziesz na stronie muzykalnosci.pl. Możesz również skorzystać z możliwości zapisania się do newslettera, do czego bardzo gorąco Cię zachęcam! Dzięki temu będziesz zawsze na bieżąco z każdym nowo ukazującym się podcastem Muzykalności.
Jeśli:
- stwierdzenie “nie mam czasu” coraz częściej słyszysz w swojej przestrzeni – czy to wypowiadane przez Twoich znajomych, czy przez Ciebie;
- chciałbyś coś zmienić;
- chciałbyś wygenerować sobie więcej czasu;
- nie boisz się nowych technologii,
… to dobrze trafiłeś! W dzisiejszym odcinku opowiem Ci o trzech darmowych aplikacjach na urządzenie, które masz zwykle przy sobie – czyli na smartfon. Mogą one pomóc Ci zorganizować pracę i komunikację zarówno w zespole muzycznym, jak i poza nim. Wspólnym mianownikiem tych aplikacji jest to, że działają na różnych systemach, to znaczy: niezależnie od tego, czy korzystasz z iPhone’a z systemem iOS, czy Androida; czy używasz peceta, czy Maca – na każdej z tych platform znajdziesz tę samą aplikację. Drugą wspólną cechą jest to, że każda z tych aplikacji jest niezależna od instrumentu, na którym grasz. Nieważne, czy jesteś instrumentalistą, czy wokalistą (chociaż głos to też instrument) – każda z tych aplikacji będzie miała dla Ciebie zastosowanie. Trzecim podobieństwem jest fakt, że wszystkie te aplikacje są darmowe (oczywiście w swojej podstawowej wersji). Jeśli chcesz zarządzać zespołem lub samym sobą w czasie, to ta podstawowa, darmowa wersja spokojnie Ci wystarczy.
Jeśli okazałoby się, że któraś z funkcjonalności, o której dzisiaj opowiadam, jest dla ciebie niejasna, albo coś istotnego pominąłem, to napisz mi o tym, proszę, w komentarzu do tego odcinka na stronie muzykalnosci.pl/02. A jeżeli jesteś typem osoby, której technologicznie ciężko się ogarnąć, odkąd kombajn wyparł konia, i na słowa: smartfon, tablet i aplikacja reagujesz raczej odruchem wymiotnym, to lepiej przestań słuchać w tym momencie i wróć do słuchania Muzykalności w kolejnym odcinku.
Po tym, nieco przydługim, wstępie, przejdę do konkretów. Pierwszą grupa narzędzi, do których używania chciałbym Cię zachęcić, są aplikacje do organizacji czasu i pracy w zespole muzycznym (uwaga dla solistów: jeżeli występujesz sam, też będziesz mógł znaleźć zastosowanie dla niektórych z nich). Pierwszym z narzędzi, o których chciałbym powiedzieć, jest kalendarz online. Dlaczego jest przydatny? Przede wszystkim dlatego, że nie ma swojej fizycznej formy, co minimalizuje ryzyko, że zostawimy go gdzieś przypadkiem lub zapomnimy ze sobą zabrać. Wielokrotnie zdarza się, że ktoś do nas dzwoni lub pisze na Messengerze i nie mamy jak zapisać jakiegoś terminu, albo zwyczajnie o tym zapominamy. W tej sytuacji kalendarze online sprawdzają się doskonale. Jeśli wyrobisz sobie nawyk korzystania z kalendarza i regularnej jego aktualizacji, to będziesz miał pewność, że już nigdy nie ominie Cię coś, o czym powinieneś pamiętać. Kolejnym plusem jest to, że kalendarz staje się widoczny dla każdego, komu zostanie udostępniony. Kalendarze online mają zwykle tę funkcję, że możesz, w pełnym lub ograniczonym zakresie, udostępniać treści (daty, terminy prób, etc.) innym osobom. Ma to szerokie zastosowanie, na przykład przy organizacji prób. Jeżeli mamy zespół, możemy udostępnić nasz kalendarz innym członkom zespołu od razu po umówieniu się na próbę. Dzięki temu ograniczamy ryzyko nieporozumień czy późniejszych wymówek w rodzaju: wiesz co, myślałem, że może chodziło o inny termin. Oczywiście, może się to zdarzyć, ale jest to mniej prawdopodobne w momencie, gdy mamy to wszyscy razem zapisane. Poza tym, pozostałe osoby nawet nie potrzebują mieć pobranego kalendarza, ani nie muszą być nigdzie zalogowane, aby móc podejrzeć termin próby, który wspólnie ustaliliście.
Kalendarz online ma też zastosowanie w rezerwacji tzw. ćwiczeniówek. Bolączką wielu szkół i uczelni muzycznych w Polsce jest to, że studenci, uczniowie muszą walczyć między sobą o wolną salę do ćwiczeń – jest to uciążliwe szczególnie wtedy, gdy zbliża się sesja egzaminacyjna. Oczywiście możemy umawiać się między sobą w tradycyjny sposób: dzwoniąc do siebie albo pisząc na Facebooku czy na grupie Facebookowej, ale zawsze jest to obarczone ryzykiem, że ktoś zapomni lub nie zauważy jakiegoś wpisu. Stąd właśnie biorą się późniejsze nieporozumienia między zespołami. Wyobraźmy sobie na przykład taką sytuację: dwie oddzielne grupy przychodzą na próbę w tym samym terminie i do tej samej sali – dopiero po fakcie okazuje się, że próba jednego z zespołów nie będzie mogła się odbyć. Gdy używamy wspólnie kalendarza, takie historie nie powinny mieć miejsca, ponieważ każdy z uczniów ma wgląd do tego, co dzieje się w danej sali. Jeżeli jest wolna, to możemy ją sobie zarezerwować, a pozostałe osoby wiedzą, że muszą szukać innego terminu dla siebie.
Poza tym, korzystając z kalendarza online zmniejszasz ryzyko, że zapomnisz zapisać termin lub pomylisz godzinę. Muszę przyznać, że zdarzyło mi się to niejednokrotnie – na szczęście już teraz nie zdarza mi się to prawie wcale. Miałem jednak sytuacje, gdy ktoś do mnie zadzwonił z informacją o próbie, podał jakiś termin, a międzyczasie zostałem rozproszony i nie zapisałem tego (albo zapisałem to opacznie). W rezultacie dochodziło do dużych nieporozumień z członkami mojego zespołu – ja myślałem, że odjazd na koncert jest o 12:00, a okazywało się, że miał być o 11:00, tylko źle zapisałem godzinę. Dostawałem wtedy telefon od kolegów i słyszałem: “Tomek, my już tu od godziny czekamy na ciebie, gdzie ty jesteś?”. Nie polecam nikomu takiej sytuacji…
Używając kalendarza online możemy skorzystać z przypomnień, czyli z funkcji, która odpowiednio wcześniej (na przykład godzinę, dwie przed rozpoczęciem – ustalamy to sobie sami) wysyła do Ciebie przypomnienie o zbliżającym się wydarzeniu. Co więcej, jeżeli umawiasz się z kimś na jakąś próbę, koncert, spotkanie, to możesz tę osobę poprosić o adres e-mail w celu wysłania jej potwierdzenia terminu, który wspólnie ustaliliście. Dzięki temu oboje możecie to zweryfikować w dowolnej chwili, minimalizując ryzyko pomyłek.
Kolejnym plusem kalendarza online jest to, że zapisane w nim informacje zostają na stałe. Dzięki temu możesz (Ty lub cały zespół, z którym współpracujesz) prześledzić historię spotkań, prób, koncertów i ocenić, czy udało Wam się zrealizować pracę nad wspólnym projektem. Jeszcze jedną funkcją kalendarza online jest to, że otwiera możliwości korzystania z innych usług, które są pod niego podpięte. Mam na myśli takie opcje, jak udostępnianie plików, czy korzystanie ze wspólnych dokumentów.
Okej, opowiedziałem już, dlaczego kalendarz online jest przydatny – teraz chciałbym odpowiedzieć na pytanie, który kalendarz wybrać. Według mnie, jeżeli nie miałeś wcześniej do czynienia z kalendarzami online, najlepszym rozwiązaniem jest najbardziej popularna aplikacja – Kalendarz Google. Dużym ułatwieniem jest to, że jest ona zmontowana z innymi aplikacjami, które masz w pakiecie od razu po założeniu konta. I tu pojawia się największy plus Google’a: działa na każdej platformie, niezależnie od systemu operacyjnego, który masz w swoim telefonie lub komputerze. Drugim plusem jest to, że, do biernego korzystania, wcale nie trzeba jej instalować. Jeżeli ktoś wybitnie nie chce instalować sobie tej aplikacji, ale chciałby podejrzeć informacje zapisane w kalendarzu, to wystarczy, że otrzyma do niego link. W takim wypadku wystarczy jedna osoba do zarządzania kalendarzem i wypełniania go treścią. Co więcej, kalendarz Google umożliwia wysyłanie zaproszeń na wydarzenia, koncerty, próby – w zależności od tego, czego dotyczy spotkanie. Wystarczy, że druga osoba potwierdzi otrzymanie Twojego zaproszenia i juz masz pewność, że informacja do niej dotarła, a termin zapisał się w jej kalendarzu.
Kolejnym narzędziem spośród aplikacji do organizacji czasu i pracy w zespole muzycznym jest grupa dyskusyjna. Wiem, że brzmi to może trochę oldschoolowo – teraz już głównie mówi się o grupach na Facebooku – jednak ja chciałbym zachęcić Cię, abyś wybrał trochę inne narzędzie. Pewnie wiesz ze swojego doświadczenia, że, w przypadku kilkuosobowego zespołu, ciężko jest kontaktować się z każdym z osobna w celu ustalenia szczegółów koncertu czy terminu próby. W celu ułatwienia sprawy, najczęściej tworzysz dyskusję w Messengerze i w ten sposób próbujecie się komunikować. Tylko, pomyślmy… jak to wygląda w praktyce? Jedna osoba próbuje umówić się na koncert albo na próbę, druga wkleja jakiegoś gifa, a trzecia zaczyna rozmawiać o czymś zupełnie innym. Tym sposobem Wasza konwersacja zaczyna przepełniać się treścią, która właściwie nie dotyczy tego, czego miała dotyczyć. Znalezienie potem czegokolwiek ważnego, na co się umówiliście, albo wypracowaliście wspólne stanowisko (np. kolor okładki płyty, stroje, termin i miejsce wyjazdu na koncert, repertuar) graniczy z cudem – i wie o tym każdy, kto próbował choć raz przeskrolować historię rozmowy na Messengerze. Alternatywnym rozwiązaniem jest grupa na Facebooku. Niestety, jak wiemy, jest ona podpięta do Facebooka i to jest podstawowy problem. Jeśli chcemy wejść na tę grupę i na coś się umówić, to, owszem, możemy w tym celu założyć oddzielne tematy, dołączyć pliki, utworzyć ankiety – i to jest super. Ale zawsze jest tak, że jeżeli już wejdziemy na Facebooka, to on będzie próbował ukraść nam trochę naszego czasu. Nawet jeśli będziemy starali się produktywnie go wykorzystać (np. umówić się na konkretny projekt, ustalić repertuar czy miejsce próby), to Facebook zawsze będzie próbował żebyśmy “zboczyli z drogi”, żebyśmy przynajmniej zobaczyli, co słychać u naszych znajomych (może właśnie któraś koleżanka wrzuciła zdjęcie z Karaibów, gdzie pręży się dzielnie w promieniach słońca?). Uważam, że fajnym rozwiązaniem jest znalezienie takiego narzędzia, które nie będzie powodowało wspomnianego rozproszenia.
Jednak zanim opowiem o tym, jaką aplikację polecam, powiedzmy sobie jeszcze, dlaczego w ogóle grupa dyskusyjna jest przydatna. Otóż przede wszystkim w przejrzysty sposób daje pogląd na dyskusję na konkretny temat. Jeżeli, na przykład, próbujesz uzgodnić ze swoimi kolegami z zespołu, jaka będzie okładka płyty, jak będzie zorganizowana Wasza sesja zdjęciowa czy jakie będzie intro, to każdą z tych spraw możesz odpowiednio pogrupować. Dzięki temu bez problemu będziesz mógł wrócić do konkretnego tematu i odnieść się do niego, bez niepotrzebnego scrollowania, przeszukiwania wiadomości czy historii smsów. Fajną opcją jest również możliwość przypięcia wybranego tematu na samej górze grupy, dzięki czemu pozostali użytkownicy widzą od razu, że jest to sprawa ważna. Podobnie, jak w przypadku kalendarza online, grupa dyskusyjna umożliwia zebranie wszystkich informacji w jednym miejscu i zapobiega rozbiciu na kilka źródeł komunikacji (takich jak e-mail, Messenger, Viber, etc.). Aby działanie było skuteczne, najlepiej jest umówić się z członkami zespołu na to, że taka grupa będzie jedyną formą porozumiewania się między sobą i ustalania spraw zawodowych.
Jakie aplikacje polecam? Oczywiście, tak jak wspomniałem wcześniej, grupy na Facebooku są okej, ale dla mnie się to nie sprawdza, ponieważ Facebook wciąga jak sokowirówka… Aplikacją, którą polecam, jest Slack. Wiem, że korzystają z niej nie tylko muzycy, ale także inne osoby pracujące w zespołach. Jest ona dostępna za darmo, zarówno na system Android, jak i iOS. Aby z niej korzystać, konieczna jest instalacja – więc jeżeli chcesz używać jej wspólnie z kolegami z zespołu, to każdy musi pobrać ją na swój telefon. Slack jest prosty w obsłudze, a dodatkowo można go rozbudować o bardziej zaawansowane funkcje. Jak działa? Tak, jak wspominałem wcześniej: tworzysz kilka wątków dla osób, z którymi pracujesz, następnie udostępniasz im możliwość korzystania z tej aplikacji (ze swojego lub Waszego wspólnego konta) i dzięki temu wszyscy macie wgląd w to, o czym rozmawiacie. Za pomocą grup dyskusyjnych możecie również wysyłać sobie linki oraz zdjęcia, które chcecie udostępnić.
Ostatnim z narzędzi, do którego używania, szczególnie podczas pracy z zespołem, chciałbym Cię zachęcić, są ankiety. Na pewno nieraz spotkałeś się z taką sytuacją, że umówienie się na próbę graniczyło z cudem. Zwykle wygląda to w ten sposób: jedna osoba zbiera preferencje czasowe od pozostałych członków grupy, a następnie próbuje to jakoś ze sobą zestawić, kontaktując się z każdym z nich. Kończy się na tym, że pierwsza osoba mówi: “noo, ja mogę spotkać się we wtorek i środę”, druga: “a ja mogę spotkać się w środę i piątek”, a trzecia dodaje, że ona może tylko w poniedziałek i piątek, ale tylko popołudniami, bo wcześniej jest zajęta. Robi się przez to straszny bałagan, i nawet jeśli uda się uzgodnić jeden wspólny termin, to zabiera to zdecydowanie za dużo czasu i energii.
Wszystkie te problemy rozwiązują ankiety. Przydają się do ustalenia wspólnego terminu próby czy spotkania, gdy w zespole jest więcej niż dwie osoby. Czasem od organizatora koncertu lub trasy dostajemy możliwość wyboru kilku terminów – w takim wypadku również wystarczy stworzyć ankietę i wysłać ją do osób, które mają wziąć udział w danym projekcie. Ułatwieniem jest fakt, że ankieta aktualizowana jest na bieżąco, dzięki czemu każdy uczestnik może zobaczyć, jakie opcje wybrały pozostałe osoby, i na tej podstawie wywnioskować, który z terminów jest najbardziej realny.
Reasumując, ankiety oszczędzają masę czasu i energii, więc naprawdę warto się z nimi zaprzyjaźnić. Jak działają? Generalnie jest tak, że nie wymagają żadnych instalacji, aczkolwiek polecam zainstalowanie sobie dedykowanej aplikacji, a nie obsługiwanie ich z przeglądarki – tak jest po prostu wygodniej. Osoba, która zakłada ankietę (administrator) musi zacząć od nadania jej nazwy i wpisania swojego adresu e-mail, a następnie przejść do wpisania wszystkich opcji możliwych do wyboru (na przykład potencjalnych terminów prób). Tak przygotowaną ankietę można wysłać w formie linku do pozostałych osób, które nie muszą już nic instalować, ani nawet podawać swojego adresu e-mail, aby wypełnić ankietę. Wystarczy, że wpiszą swoje imię i klikną te terminy, które im pasują. Po tym, jak ostatnia osoba odda swój głos, wszyscy już widzicie, kiedy macie spotkać się na próbie.
Jaką aplikacje polecam? Zarówno na system iOS, jak i Android, dobrym wyborem będą ankiety Doodle. Jest to o tyle fajne narzędzie, że jest bardzo przejrzyste i proste w obsłudze. Są oczywiście jeszcze inne aplikacje, takie jak ankiety na Facebooku czy popularne Google Forms, jednak nie tak dobre, jak polecane przeze mnie Doodle. Ich obsługa nie wymaga jakichś specjalnych technicznych przygotowań, ani posiadania specjalnej, technicznej wiedzy. Gdyby jednak zdarzyło się tak, że miałbyś jakieś problemy z obsługą prezentowanej aplikacji, to do tego odcinka, specjalnie dla Ciebie, dołączam plik PDF z dokładną instrukcją krok po kroku: co wpisać, jak wypełnić taką ankietę, żeby, na przykład, zorganizować próbę pięcioosobowego zespołu. Mam nadzieję, że z tego skorzystasz; a jeżeli uznasz, że było to pomocne, proponuję, abyś podesłał tę instrukcję swoim znajomym. Uważam, że korzystanie z ankiet bardzo, bardzo usprawnia pracę w zespole i każdemu polecam to narzędzie.
W dzisiejszym odcinku zachęcałem Cię do używania aplikacji pomocnych w organizacji czasu i pracy w zespole muzycznym. Są to: kalendarz online, grupa dyskusyjna i ankieta. Wszystkie linki do aplikacji wymienionych w tym odcinku, jak i darmowego PDF-a z instrukcją obsługi ankiet Doodle, znajdziesz na stronie tego odcinka muzykalnosci.pl/02. Uważam, że bardzo fajnie sprawdza się łączenie tych aplikacji ze sobą. Jeśli chcesz umówić się na próbę, to najpierw, korzystając z ankiet, wybierasz wspólny termin ze swoim zespołem, potem na grupie dyskusyjnej ustalasz miejsce i repertuar, a na koniec wpisujesz to wszystko do kalendarza online.
Być może i Ty znasz jakieś aplikacje, których tutaj nie wymieniłem, albo masz jakieś inne doświadczenia czy przemyślenia na ten temat? Podziel się nimi ze mną i z innymi słuchaczami w komentarzu do tego odcinka, na stronie: muzykalnosci.pl/02.
Jeśli znasz osobę, której takie treści mogłyby pomóc lepiej się organizować czy byłyby dla niej interesujące, to udostępnij jej, proszę, ten odcinek.
I czego nie powiedziałem na początku: w tym odcinku miałem opowiadać o większej liczbie aplikacji. Pomyślałem jednak, że poczekam na odzew od Ciebie. Jeżeli interesują Cię aplikacje przydatne na próbach i koncertach, aplikacje do ćwiczeń, rejestracji dźwięku, przechowywania i dzielenia się muzycznymi pomysłami, takie, które służą do inspiracji – to daj mi o tym znać, a ja przygotuję dla Ciebie taki odcinek.
A tymczasem – do usłyszenia w kolejnym odcinku podcastu Muzykalności!